مدیریت اسناد و اتوماسیون اداری به منزله مدیریت تولید، توزیع و مصرف اطلاعات سازمانی مستلزم توفیق در برقراری ارتباط موثر بین واحد ها و ایجاد فرآیندهای مناسب گردش اطلاعات، مدیریت بهینه زمان و نگهداری و گردش حجم بالای اسناد می باشد.
سازمان ها و بنگاههاي كسب و كار امروزه در شرايطي هستند كه بيشترين تلاطم و تغيير در شرايط محيطي ، پيچيدگي بسياري در اداره امور ايجاد نموده است. سيستمهاي سخت افزاري ونرم افزاري ابزارهاي ارزشمندي هستند كه مديران شايسته را در چنين شرايطي ياري مي دهند. وجود توان تغيير مداوم و حفظ قابليت ها و پاسخگويي به نياز هاي متنوع و متغير لازمه چنين سيستمهايي است .
از سال هاي 1980 مباحث كيفيت فراتر از تست و بازديد و حتي سيستمهاي تضمين كيفيت رشد كرده است و امروزه بهبود مستمر ، مشتري مداري و توسعه ارتباط با تامين كنندگان توجه سازمانها را به خود معطوف نموده است.
جلب رضايت مشتريان در زمان, توسعه روزافزون انتظارات و نيازها, توليد و توسعه محصولاتي با كيفيت و قابليت انعطاف زياد, كاري دشوار و در عين حال حرفه اي است و شركتهاي بزرگ توليد كننده نرم افزار با درك اين ضرورت, ابعاد مختلف كيفيت را در صدر اولويت هاي كسب و كار خود قرار داده‌اند.
سامانه جامع اتوماسیون اداری، مدیریت اسناد و آرشیو اطلاعات
مشخصات فني نرم‌افزار:
- طراحي شده مستقل از سيستم عامل
- سيستم تحت WEB سازگار با کليه مرورگرهای متداول از جمله IE, Mozilla Firefox
- معماري سه لايه ای جهت ايجاد قابليت تقسيم کردن بار سيستم بر روی منابع مستقل
- استفاده از زبان برنامه‌نويسي Java 5
- سازگار با کليه Application Server ها از جمله Tomcat, Jboss
- استفاده از ابزار توليد به روز و کارآمد Spring جهت افزايش در سرعت توليد و کيفيت محصول
- استفاده از سيستم Caching و Clusteringجهت سرعت بخشيدن به کارايی سيستم
- قابليت استفاده از بانك‌هاي اطلاعاتي 2000 , 2005/Oracle 10g Microsoft SQL Server و نسخه های بعد از آن
- استفاده از تكنولوژي XML براي ذخيره اطلاعات.
- داراي رابط كاربر چند زبانه (فارسي، انگليسي،آلماني ، تركي و دري) با امكان افزايش زبانهاي جديد.
- بهره گيري از موتور گردش كار اتوماتيك ( Filer Workflow)
- طراحي سيستم با رويكرد BPM (مديريت فرآيندهاي كاري)
برخي از ويژگيهاي جديد
طراحي فرم
- امكان استفاده از فيلدهاي محاسباتي
- استفاده از تنظيمات چپ چين و راست چين در قرار گيري فيلدها
- عدم محدوديت در سطر وستون فيلد جدولي
- اعمال محدوديت مشاهده و ويرايش برروي تك تك فيلدهاي طراحي شده
- تعريف تعداد كاركترهاي ورود اطلاعات در فيلد متني
- امكان برقراري ارتباط بين فيلدها از گروههاي مختلف
- تنظيم قرار گيري نام فيلدها( در سمت چپ فيلد قرار گيرد يا در سمت راست فيلد)
- امكان تننظيم ارتفاع فرم به ميزان دلخواه
- تهيه چاپ از مشخصات فرمها
- طراحي فرم مستقل در صفحه وب
مديريت گروهها
- تعريف گروه بعنوان سرگروه
- قرار گيري اسناد هر گروه در آرشيو مخصوص به خود همان گروه
- امكان بازيابي اسناد حذف شده دقيقا با همان شماره و وضعيتي كه قبل از حذف وجود داشته
- امكان تهيه چاپ از مشخصات آرشيو گروهها
کارتابل
- وجود 3 كارتابل جاري ، يادآوري و بايگاني بصورت پيش فرض
تنظيمات
- امكان ايجاد يك كاربر با سمت هاي متفاوت
- امكان ايجاد نقش با مجوزهاي دلخواه و تخصيص نقش مذكور به سمت هاي مختلف
- امكان ايجاد چارت سازماني مطابق با چارت سازماني مورد نظر كاربر
گزارش گيري
- سهولت در تهيه گزارش
- جامع بودن گزارش گيري
- تهيه گزارشهاي قوي و متنوع
گردش كار
- مشاهده عمليات صورت گرفته در گردش سند بصورت درختي
Workflow
Workflow توليد و تبادل اسناد سازمان بر اساس الگوي بهينه شده فعاليتهامي باشد.
اصطلاح workflow اولين بار در اوايل دهه ٨٠ ميلادي توسط مدير عامل شركت Filenet پيشرو سيستمهاي مديريت اسناد و محتوا ، مطرح گرديد.
در پياده سازی گردش کار مکانيزه در سازمان، فرآيندهاي كاري (Business Processes) سازمان شناسايی، اصلاح، طراحي و پياده سازی مي شوند.
اين فرآيندها با در نظر گرفتن منابع انساني، نقشها، پست هاي سازماني و اطلاعات موجود در سازمان جهت نيل به اهداف کاری آن سازمان مكانيزه ميشوند.
فرايندهاي گردش كاري ارتباط بسيار نزديكي با ساير مفاهيم تشكيل دهنده ساختار سازماني از قبيل عملكرد, تيمهاي كاري, پروژه ها, سياستها و سلسله مراتب سازماني دارند.
هدف عمده و اصلي نرم افزار هاي گردش كار، ارائه راهكار ساده، خودکار و از پيش تعيين شده جهت انجام فعاليتهاي پيچيده و تكراري درون سازماني مي باشد.
ويژگي ها و خصائل
- مدل سازي
فرايندهاي كاري مي توانند توسط برنامه هائي با واسط كاربر گرافيكي مدل سازي و تجزيه و تحليل شوند. مدل سازی فرآيندهای کاری نه تنها باعث شناسائی نواقص موجود در پروسه هاي کاری مي شود، بلکه به عنوان مستندی از رويه هاي کاری سيستم قابل ارجاع مي باشد. - مقياس پذيري
بسياري از مفاهيم ارزشيابي و مقياس پذيري مانند ورودي_خروجي و زمان انجام عمليات در سيستم هاي گردش كار قابل بررسی، اندازه گيري و اصلاح هستند. - مفهوم كاربردي
گردش كار به صورت خاص در فن آوري اطلاعات , مديريت اسناد كاربرد دارد. - اثر متقابل انسان و رايانه
با كمك گرفتن از فنآوري هاي پيشرفته، اكنون گردش كارهائي كه تنها با منابع انساني قابل انجام بود، بصورت مكانيزه راه اندازي شده و اجرا مي شود. تطابق رفتار انساني و فرآيند گردش كار تنها با تكنيكهاي مدرن مديريت قابل انجام ميباشد.
ابزار طراحي گردش كار
اين برنامه كاربردي بر اساس تكنولوژي جاوا(java) جهت طراحي گرافيكي فرآيند هاي كاري جديد و يا اصلاح فرايندهاي موجود و نگهداري آنها در بانک اطلاعاتی سيستم آماده شده است. طراحي فرآيند هاي پيچيده سازمان با استفاده از عناصر گرافيكي JPDL انجام ميشود.
ساختار ابزار طراحي گردش كار بر اساس JBOSS و JBPM مي باشد. بدين ترتيب سيستم مديريت گردش كار فايلر از اكثر الگوهای قابل تعريف در استانداردهاي WfMC’s XPDL, BPML ebXML, BPEL4WS, XLANG, WSCI پشتيباني مي نمايد.
با استفاده از اين ابزار ميتوان به قابليت هاي زير دسترسي پيدا كرد:
- انتخاب فرم هاي پوياي توليد شده موجود در بانك اطلاعاتي جهت استفاده در سيستم مديريت گردش كار
- اختصاص وظيفه خاص به هر يك از عناصر عملياتي در فرآيند بر اساس سمت و پست سازمانی
- اختصاص وظايف موازي با استفاده از امكانات انشعاب(Fork )و تجميع((Join
اخذ تصميم گيريهاي منطقي قبل از ارجاع كار به هر يك از عناصر عملياتي بر اساس كليه فيلدهاي فرم - مشخص نمودن فيلدهاي اوليه در يك فرم خاص جهت انتقال سند به جريان فرآيند كاري
- تعيين سطوح دسترسي براي هر يك از عناصر عملياتي بر اساس هر يك از فيلدهاي سند
- بارگذاري فرآيند كاري جديد با نگارش ١.٠ در داخل بانك اطلاعاتي
- دريافت و انتقال نگارش هاي موجود فرآيند هاي كاري از بانك اطلاعاتي به ايستگاه كاري جهت اصلاح و بارگذاري مجدد در بانك اطلاعاتي به عنوان يك نگارش جديد
- امكان لغو ادامه گردش كار بر اساس مجوزهاي تعيين شده به ازاي هر يك از عناصر عملياتي
- امكان تعيين مهلت اقدام
- کنترل اتوماتيک نگارش نسخه های تغيير کرده هر فرآيند (version control)