شیرپوینت

شیرپوینت چیست؟

فناوری شرپوینت اولین بار در سال 2001 توسط شرکت مایکروسافت به منظور فراهم آمدن بستری برای انجام تعاملات درون سازمانی ارائه شد. این فناوری در سال 2003 با امکانات گسترده و معماری برای افزودن کدهای سفارشی به نام وب پارت (معادل پورتلت‏ها در فناوری جاوا) وارد بازار پرتال‏های تجاری شد. این محصول سریع‌ترین رشد فروش در تاریخ محصولات سرور در شرکت مایکروسافت را از آن خود کرد.

شرپوینت مجموعه‌ای یکپارچه از ابزارها، محصولات و فناوری‌هایی است كه در جهت ایجاد يك بستر اطلاعاتی براي ”اشتراک“ و ”جستجوی“ اطلاعات در يك ”محيط اطلاعاتي“ به وجود آمده‌اند.
این فناوری به شما قابلیت‌های زیر را خواهد داد:

  • بهبود بخشیدن چشمگیر کارایی سازمان
  • تعاملات سازمانی (Collaboration)
  • دسترسی سریع به اطلاعات و مستندات کلیدی سازمان (Document Management)
  • به اشتراک گزاری و انتشار اطلاعات
  • مدیریت آسان محتوا (Enterprise Content Management System)
  • جستجوی پیشرفته
  • هوش تجاری (Business Intelligence)
  • فرایند کسب‌وکار (Business Process)
  • فرم‏های الکترونیکی (Electronic Forms)
  • گردش کار (Workflow)

به صورت خلاصه، مي‌توان شرپوینت را ”ابزاري براي تعاملات سازمانی“ دانست. راجع به اين مفهوم در ادامه بيشتر توضيح خواهيم داد.

تعاملات سازمانی چیست؟

تعاملات سازمانی به معنی کار کردن سایر افراد یک سازمان یا چند سازمان با همدیگر برای انجام دادن وظیفه‌ای خاص است. در سایت ویکی‌پدیا، اين كلمه از نظر ريشه‌يابي، از يك كلمه فرانسوي و قبل از آن يك ريشه لاتين به مفهوم ”to work with“ یا کار کردن با همدیگر دارد. ديكشنري آکسفورد، به كاربرد اين مفهوم در فضاهاي علمي و فرهنگي تاكيد داشته، و فرهنگ Webster، فضاي كاربردي آن را فضاهاي هوشمند مي‌داند. جالب اينكه Cambridge، هدف مشترك گروه را تاكيد مي‌ورزد. حال با قبول تمامي اين مفاهيم، ترجمه‌اي كه ما برای آن در نظر گرفته‌ایم حول مفهوم همكاري تيمي، يا همكاري اطلاعاتي گروهي یا به صورت بهتر تعاملات سازمانی خواهد بود. اهميت اين كلمه از آنجا ناشي مي‌شود كه مي‌توان چنين توصيف نمود:
شرپوینت را مي‌توان ابزار و امكانات مایکروسافت براي تعاملات سازمانی دانست.

راهکارهای اصلی شرپوینت

قابلیت‌های اصلی که در شرپوینت وجود دارد به شش دسته تقسیم شده است که در گراف زبر می‌بینید. این قابلیت‌ها با همدیگر به بهبود تعاملات در سازمان کمک می‌کنند. در ادامه در مورد هر یک از این قابلیت‌ها به تفصیل صحبت خواهیم کرد:

1- سایت‏ها در شرپوینت (Sites)

سایت‏ها در شرپوینت توانایی به اشتراک گزاری اطلاعات با کارمندان، شرکای سازمان و مشتریان را به سازمان می‌دهد.

شکل 1 صفحه پیش‌فرض سایت تیم در شرپوینت

شکل 2 صفحه ایجاد سایت جدید در شرپوینت

قابلیت‌های شرپوینت برای ایجاد و مدیریت سایت‏ها عبارتند از:

 واسط کاربر قدرتمند

  • ویرایش و سفارشی کردن آسان سایت (Branding)
  • استفاده از واسط کاربر روبان همانند نرم‌افزار Word برای ویرایش آسان محتوا (Ribbon UI)

دسترسی در همه جا

  • دسترسی از طریق تلفن همراه و سایر دستگاه‌های قابل‌حمل
  • پردازش ابری

•    سکویی واحد (Single Platform) برای

  • تعاملات در سرتاسر سازمان

شکل 3 تعاملات در سرتاسر سازمان

شکل 4 واسط کاربر روبان (Ribbon UI)

شکل 5 تغییر پوسته سایت

شکل 6 سفارشی سازی سایت (Branding)

2- اجتماعات در شرپوینت (Communities)

اجتماعات در شرپوینت توانایی جستجو و تعامل سریع و آسان با سایر افراد سازمان و دنبال کردن فعالیت‌های همکاران و آگاهی از علایق و تخصص آن‌ها را به افراد سازمان می‌دهد. پنج قابلیت اصلی دراین ‌باره عبارتند از:

محتوای مشارکتی:

واسط کاربر شرپوینت، توانایی ساختن و یافتن محتویات در سایت‏های شرپوینت را بسیار ساده‌تر می‌کند.که شامل تقویت نه فقط بلاگ‏ها و ویکی‌ها (هر دو ساده و پر اهمیت‌اند) است بلکه شامل تقویم‌ها، بحث‌ها، وظایف، تماس‌ها، عکس‌ها، ویدیوها و غیره می‌شود.

انعکاس اجتماعی و سازمان‌دهی:

با شرپوینت، به یک راهکار مستحکم برای سازمان‌دهی، جستجو و متصل ماندن به اطلاعات و افراد که شامل بوک مارک‏ها، برچسب زدن‌ها و نمره دادن‌ها می‌شود را دست خواهیم یافت.

پروفایل‏های کاربران:

پروفایل کاربران توانایی جستجو و ارتباط با سایر افراد سازمان را میسر می‌سازد. افراد می‌توانند همکارها، علاقه‌ها، نظریات فنی را توسط برچسب‌زنی‌های مستقیم و یا پیشنهادهایی بر مبنای Outlook و Office Communicator توسط پروفایل کاربری خود منعکس نمایند. در این مدل کاربر حق انتخاب دارد، بنابراین کاربر می‌تواند آن اطلاعاتی که برای عموم به اشتراک گزارده شده را اداره کند. کاربران می‌توانند تصمیم بگیرند که یک موضوع را می‌خواهند به اشتراک بگذارند یا می‌خواهند از دیگر اعضا در سازمان نظرخواهی کند.

سایت من (My Site):

افراد می‌توانند از طریق این قابلیت صفحه شخصی در پرتال سازمان داشته باشند تا از طریق آن بتوانند به سرعت به محتویات سایت‏های مربوط به فرد، پروفایل و شبکه اجتماعی دسترسی داشته باشند. در حین اینکه به وی اجازه می‌دهد تا صفحات را بر اساس نیازهای خود تغییر دهد و یا شخصی کنید.

ارتباط افراد:

در شرپوینت افراد می‌توانند همواره به My Site کاربران دیگر دسترسی داشته باشند، به آن‌ها e-mail بفرستند و با آن‌ها چت کنند و یا با آن‌ها حرف بزنند.
 
شکل 7 سایت من و پروفایل کاربر
 
شکل 8 وبلاگ

3- محتوا در شرپوینت (Content)

شرپوینت امکان تهیه، انتشار، اشتراک و محافظت از محتویات سازمان به هر شکل و باهر فرمتی را با سهولت فراهم می‌سازد. چهار قابلیت اصلی دراین‌باره عبارت‌اند از:

لیست‏ها و کتابخانه‌های اسناد:

می‌توان گفت که لیست‏ها پرکاربردترین نوع قالب برای ذخیره و نگهداری اطلاعات در سایت‏های شرپوینت است. لیست‏ها اطلاعات را به صورت فهرست‌وار و با نمایش جزییات ذخیره می‌کنند. لیست‏های شرپوینت دارای امکانات زیر می‌باشند:

  • ستون‌های متفاوت برای نمایش جزییات بیشتر از اطلاعات
  • نماهای مختلف برای دسته‌بندی و نحوه نمایش اطلاعات
  • امکان تنظیم ستون‌ها نماها و مجوزهای دسترسی کاربران به اطلاعات
  • امکان ویرایش و اضافه نمودن اطلاعات در کار برگ (Excel)
  • فرستادن اطلاعات به صفحه گسترده (Word)
  • امکان استفاده از RSS برای اطلاع از آخرین به‌روزرسانی در لیست
  • امکان اتصال به Outlook و تنظیم فرستادن Email در هنگام اعمال تغییرات یا افزودن به محتوای لیست‏ها و... می‌باشد.
  • کتابخانه اسناد يکي ديگر از پرکاربردترين قالب‌های اطلاعاتي سايت‏هاي شرپوینت است تفاوت کتابخانه اسناد و ليست داشتن قابليت بارگذاری (Upload) اسناد،پوشه‌ها، تصاوير و فايل‏ها در آن می‌باشد.

فراداده‌های سازمانی (Enterprise Metadata):

 پشتیبانی از انواع محتوا Content Type‏ها و طبقه‌بندی‌ها جهت کمک به بهتر کردن جستجو و ردیابی.

مجموعه‌های اسناد(Document Sets):

این ویژگی به ما کمک می‌کند تا گروهی از اسناد را همانند یک موجودیت، مدیریت کنیم. با استفاده از این ویژگی، اجازه Chek-In،CheckOut،Versioning، اعمال Permission و … به جای هر سند، به مجموعه‌ای از اسناد (Document Set) و به طور همزمان داده شده است.

مدیریت سوابق(Record Management):

این ویژگی می‌تواند در ذخیره‌سازی و محافظت از جدیدترین وضعیت سوابق تجاری به سازمان کمک کند. جهت حصول اطمینان از تحقق این امر که آیا سوابق (record) از قوانین و خط مشی‌های تجاری سازمان تبعیت می‏کنند یا خیر و یا توجه به این نکته که آیا مدت زمان نگهداری سوابق مناسب بوده یا خیر, می‏توانید سیاست‏های انقضاء (expiration policies) را به اسناد اعمال کنید. با بررسی موارد این چینی احتمال ریسک سازمان در موارد قانونی به حداقل رسیده و بازرسان داخلی و خارجی سازمان در اثبات صحت سوابق با مشکل کمتری برخورد خواهند کرد.

شکل 9 ایجاد لیست

 شکل 10 کتابخانه اسناد

4- جستجو در شرپوینت  (Search)

جستجو در شرپوینت توانایی جستجوی سریع در داده‌هایی که در مکان‌های مختلف سازمان ذخیره‌شده‌اند با قدرت و سرعتی همچون گوگل را فراهم می‌آورد با این تفاوت که این موتور جستجو برای اطلاعات سازمان‌یافته‌ی ذخیره‌شده در مخازن شرپوینت و منابع داده خارجی متصل شده به شرپوینت ایجاد شده است.

5- بینش سازمانی در شرپوینت (Insight)

دسترسی مدیران و تصمیم‌گیرندگان سازمان را به نمای ساده، خلاصه و تصاویری گویا از اطلاعات کسب‌وکار سازمان فراهم می‌کند و ایشان را قادر می‌سازد تا بر مبنای این اطلاعات، تصمیمات آگاهانه اتخاذ کنند. ابزارهایی که شرپوینت برای کمک به پیاده‌سازی BI در سازمان ارائه می‌کند شامل موارد زیر است:

  • Excel Services
  • PerformancePoint Services
  • PowerPivot for SharePoint
  • Visio Services
  • Chart Web Parts

شکل 11 هوش تجاری در شرپوینت

شکل 12 ابزار تولید نمودار

شکل 13 سایت هوش تجاری

شکل 14 سایت هوش تجاری

6- ترکیب (Composite)

 ابزارها و سرویس‌های قدرتمند شرپوینت که در زیر معرفی می‌نماییم کمک سریع جهت ایجاد راهکارهای کسب، ایجاد برنامه‌های کاربردی سفارشی را برای افراد غیرمتخصص در زمینه IT فراهم می‌سازد.

مدیریت فرایندهای کسب‌وکار (Business Processes Management):

 منظور از گردش كار (Workflow)، جنبه عملیاتی یك رویه كاری است، اینكه بخش‌های كاری مختلف چگونه ساختار دهی می‌شوند، چه كسی آن‌ها را اجرا می‌كند، ترتیب نسبی آن‌ها چیست، همزمانی آن‌ها به عهده چه کسی است، اطلاعات چطور جریان می‌یابند تا كارها را پشتیبانی كنند و كارها چطور پیگیری و ردیابی می‌شوند؟
ابزارهای شرپوینت در این زمینه امکان طراحی و گردش اطلاعاتی فرم‏ها (WorkFlow) به سهولت و پیاده‌سازی فرآیندهای سازمانی را فراهم می‌کند.

Business Connectivity Services:

 قابلیت خواندن و نوشتن روی منابع داده خارجی را در شرپوینت امکان‌پذیر می‌سازد. با این سرویس می‌توان با داده‌های گوناگون از سایر سیستم‏های سازمان که هنوز در بستر شرپوینت قرار نگرفته‌اند همانند داده‌هایی که هم اکنون در بستر شرپوینت ذخیره‌شده‌اند استفاده کرد.

SharePoint Designer 2010:

ابزاری برای ایجاد برنامه‌های سریع با شرپوینت و همچنین ویرایش و سفارشی سازی سایت‏های شرپوینت.

راهکارهای خلاق شرپوینت

شرپوینت مکانی برای ذخیره داده‌های ناساخت یافته (Unstructured Data) در سازمان می‌باشد، مستندات، جلسات وظایف، پروژه‌ها و هر نوع اطلاعات که ساختار مشخصی ندارند. ابزارهای سازمان‌دهی، دسته‌بندی و جستجوی اطلاعات در این فناوری بسیار پیشرفته است، بنابراین ذخیره و بازیابی اطلاعات به سهولت انجام می‌شود. شرپوینت با افزودن امکاناتی به سرویس دهنده وب IIS یک ابزار برای تولید سایت‏های اینترانت، اکسترانت و اینترنت می‏باشد، این‏ها سایت معمولی نیستند، نرم افزارهای سازمانی زیادی با استفاده از این سایت‏ها قابل پیاده سازی است که در ادامه محدوده این نرم افزارها و کاربردها آمده است.

پورتال سازمانی:

پورتال پایگاهی است بر روی وب که به تبادل اطلاعات با کاربران می‏پردازد. پورتال اطلاعات را از منابع مختلف جمع آوری و به کاربران خود ارائه می‏دهد تا آن‏ها نیازهای خود حول محور فعالیت آن پورتال را بصورت مجتمع در یک پایگاه واحد بدست آورند. طراحی پرتال سازمانی با استفاده از شیرپوینت به سازمان شما توانایی پیکربندی و راه اندازی سایت اینترانت و یا اینترنت را در زمانی کوتاه و با کیفیتی بالا می‏دهد. با طراحی پرتال سازمانی شما، امکان اطلاع رسانی، تعامل بین افراد سازمان در پرتال سازمانی بصورت مجازی و امکان ارائه سرویس‏های مختلف داخل سازمانی و یا اینترنتی را پیدا می‏کنید.

اتوماسیون اداری:

 امروزه، نرم افزارهای اتوماسیون اداری در سازمان‏های مختلف برای جمع آوری و کلاسه بندی مراسلات سازمانی و جذب دانش سازمانی در جهت پیاده سازی سیستم‏های دانش محور استفاده می‏گردند. طراحی اتوماسیون اداری با استفاده از شیرپوینت به سازمان‏های پراکنده اجازه می‏دهد که در محیطی کارا و پویا با هم به تبادل اطلاعات بپردازند. با استفاده از سیستم اتوماسیون اداری، سازمان‏های ماتریسی می‏توانند بر اساس نمودار سازمانی و نمودار پروژه ای مکاتبات اداری را انجام دهند و افراد با هم گفتگو نمایند. به علاوه دفاتر مختلف دبیرخانه سازمان در مکان‏های جغرافیایی متفاوت می‏توانند از طریق سیستم اتوماسیون اداری SharePoint به تبادل نامه و اطلاعات بپردازند.

تلفیق داده‏های سازمان و هوش تجاری:

 ابزار و نرم افزارهای کاربردی هوش تجاری شما را قادر می‏سازد که به شکل مفیدی به بینش صحیح درباره اهداف، فرایندها و نیازهای بهره‏وری در سازمان خود دست یافته و داده‏ها را به اطلاعات معنی دار تبدیل کنید. شیرپوینت به سازمان‏ها یک پلتفرم قدرتمند برای استفاده به عنوان نقطه شروع برای درک و سازماندهی انبوهی از داده‏ها ارائه می‏نماید. با استفاده از ابزاهایی چون PowerPivot، PerformanePoint و SSRS شما قادر خواهید بود از داده‏های خود گزارش‏هایی را که هرگز حتی تصورش را هم نمی‏کردید به دست آورید. امکانات موجود در شیرپوینت شما را قادر می‏سازد تا لحظه به لحظه کارایی سازمان خود را کنترل نمایید و نقاط ضعف و قوت خود را شناسایی کنید، هوش تجاری به شما این امکان را می‏دهد تا برای آینده شرکت برنامه ریزی نمایید و با استفاده از ابزارهای فراهم شده سازمان خود را به سمت هدف موردنظر هدایت کنید. علاوه بر این هوش تجاری شیرپوینت امکانات گزارش گیری و دشبوردهای مدیریت را نیز برای شما فراهم نموده است.

گزارشات:

سازمان‏ها به صورت عمومی گزارش‏هایی را ایجاد و آن‏ها را به عنوان فاکتور، قبض، چک و غیره چاپ می‏کنند. گزارشات پیشرفته موجود در شرپوینت این امکان را برای سازمان‏ها فراهم می‏نماید تا گزارشات مورد نیاز را با استفاده از ابزارهای قدرتمند ایجاد به عنوان PDF یا فرمت‏های رایج مورد استفاده قرار دهند. همچنین با استفاده از امکانات گزارش گیری و آنالیز قسمت‏های مختلف سیستم این امکان را برای شما فراهم نموده است تا بتوانید قبل از وقوع مشکلات از آنها پیشگیری نمایید.

دشبوردها:

 ابزار دشبورد به کاربران و مدیران کمک می‏کند تا خلاصه ای از وضعیت اطلاعات را قالب یک صفحه، اکسل یا اسلاید مشاهده نمایند. این امکان معیارهایی را برای گرفتن تصمیم‏های حیاتی سازمان به وجود می‏آورد. دشبورد‏ها برای ایجاد تصمیم‏های ضروری سازمان نقش مهمی را به منظور فراهم نمودن دانش لازم برای موفقیت و پیاده سازی هوش تجاری در سازمان‏ها ایفا می‏نماید.

لیست برخی دیگر از راهکار‏های خلاقی که امکان پیاده سازی آنها توسط شرپوینت وجود دارد:

  • مدیریت پروژه
  • مدیریت منابع انسانی
  • بایگانی اسناد و مدارک
  • کتابخانه دیجیتال
  • آموزش الکترونیک
  • ,…

 

ارتباط با ما

آدرس: تهران، خیابان کارگر شمالی، خیابان شهید فرشی مقدم (شانزدهم)، پردیس شمالی دانشگاه تهران، ساختمان شماره 2 پارک علم و فناوری، طبقه همکف، واحد 108 

تلفن: 41256000-021

پست الکرونیک:این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید

 instagram   telegram

همکاری با ما

فرم نظرسنجی

عضویت در خبرنامه

Please publish modules in offcanvas position.