سامانه کنتل تردد و مدیریت مراجعین سازمانی نگهبین

معرفی سامانه نگهبین

با راه اندازي سيستم مديريت اطلاعات مراجعين در سازمان‏ها و استفاده از گيت‏هاي مناسب در محل‏هاي مورد نظر مي‏توان اولا تردد يك فرد خاص در بخش‏هاي مختلف يك سازمان را رديابي نمود ثانيا مي‏توان آگاهي يافت كه در يك زمان خاص و در يك محل خاص چه افرادي تردد نموده اند با استفاده از اين قابليت مي‏توان در موارد امنيتي خاص و يا در حوادث غير منتظره نظير آتش سوزي و ... اطلاعات مناسبي را جمع آوري نمود.

سامانه مدیریت مراجعین نگهبین روش نوینی جهت سرعت بخشیدن به روند تردد مراجعین می‏باشد در این سیستم می‏توان بر اساس روش‏های تحت وب و نرم افزارهای تجهیزات قابل حمل و به کمک فناوری‏های بارکد، RFID و تفکیک و تشخیص چهره بستر مناسبی جهت انجام سریع، دقیق و امن امور روزمره کنترلی، آماری و گزارش گیری‏های مرتبرط با آن را فراهم نمود.
با استفاده از سیستم نگهبین تصویر، كليه اطلاعات شخصی مراجعین، اطلاعات ملاقات شونده و زمانهای ملاقات، زمان و تاریخ ورود و خروج، اطلاع از مجوزهای صادره، دریافت، ثبت و نگهداری شده در هر زمان بر روی صفحه کامپیوتر و یا بصورت چاپی در قالب گزارشات جدولی و نموداری در دسترس خواهد بود.

شیوه کار سامانه نگهبین

1) پذیرش در حراست فیزیکی

در واحد نگهبانی می‏تواند علاوه بر دوربین تصویر برداری مراجعین یک دستگاه قرائت گر کارت یا اثر انگشت نیز قرار گیرد که با اتصال به نرم افزار نگهبین امکان پذیرش مراجعین را فراهم آورد. به هنگام مراجعه میهمان، کاربر با دریافت کارت شناسائی اطلاعات فردی وی را در منوی سیستم ثبت می‏نماید . پس از آن در سیستم در منوی میزبان شخص میزبان را انتخاب می‏نماید. (مشخصات پرسنل سازمان بر اساس چارت سازمانی و واحد های خدمت در سیستم ذخیره شده است.) پس از انتخاب میزبان دلیل مراجعه نیز در این منو ثبت می‏گردد. اطلاعات پرسنل و چارت سازمانی را می‏توان به صورت مکانیزه و با استفاده از روش‏های نرم افزاری به صورت لحظه‏ای در سیستم وارد نمود و تغییرات را در آن اعمال کرد. قابلیت ارتباط با سامانه حضور و غیاب این امکان را فراهم می‏آورد که در صورت عدم حضور میزبان در سازمان اجازه ورود میهمان صادر نگردد.

در صورتی که نیاز به تایید فرد میزبان نیاز باشد قبل از اجازه ورود، مشخصات مراجعه کننده در کارتابل میزبان قابل مشاهده است و در صورت تایید، واحد حراست اجازه ورود را به مراجعه کننده خواهد داد. این فرایند میتواند با تماس تلفنی نیروی حراست با میزبان تسهیل گردد.

چنانچه نیاز به نظر سنجی از ارباب رجوع یا راهنمایی وی به صورت مکتوب وجود داشته باشد برگ نظر سنجی یا راهنمای مراجعه برای وی پرینت گرفته خواهد شد.

مراجعه مجدد ارباب رجوع : با مراجعه مجدد ارباب رجوع و حضور ایشان در معرض دید دوربین ، سیستم تشخیص چهره فعال شده و با درصد خطای کم اقدام به شناسایی ارباب رجوع نموده و اطلاعــات فردی و اطلاعات آخرین مراجعه ارباب رجوع را در اختیار کاربر انتظامات قرار می‏دهد.

2) پیش پذیرش (آفیش)

قابلیت ثبت ملاقات قبل از مراجعه میهمان از قابلیت های این سیستم می‏باشد که با استفاده از آن پرسنل جلسات و ملاقات های خود را در سیستم ثبت نموده و به هنگام مراجعه میهمان و ثبت اطلاعات وی در سیستم اطلاعات میزبان به صورت خودکار نمایش داده می‏شود و پذیرش تکمیل می‏گردد با این روش از ورود افراد بدون هماهنگی قبلی با پرسنل (به ویژه مدیران) جلوگیری می‏گردد و همچنین سازمان می‏تواند از میهمانان روزانه خود مطلع باشد. در گامی فراتر می‏توان در بازه های زمانی خاص پذیرش در سازمان را ممنوع اعلام کرد. مدیران ارشد سازمان در مواقع خاص (مانند بازدیدهای داخلی و ...) اجازه ورود میهمان به سازمان را محدود نمایند . و پس از ثبت این زمان ها به هنگام پیش ثبت نام ملاقات پرسنل می‏دانند که در چه روزهائی امکان برگزاری جلسات را دارند و هشدارهای لازم برای آنها نمایش داده می‏شود.

پس از انجام این روال پرونده اطلاعاتی افراد تکمیل می‏گردد. در مراجعات بعدی با وارد کردن شماره ملی و با اثرانگشت اطلاعات بازیابی شده و عملیاتی می‏ گردد.

میهمان در این زمان می‏تواند با در دست داشتن کارت و یا تنها با شناسه اثرانگشت(بنا به صلاحدید سازمان) به مجموعه وارد می‏گردد و پس از برگزاری جلسه و یا انجام فرایند کاری در داخل سازمان و دریافت تائیده مکانیزه از میزبان اجازه خروج از مجموعه را دارد.

3) تایید مکانیزه

هر یک از پرسنل یک دستگاه قرائتگر کارت و اثرانگشت بر روی میز خود داشته و می‏توانند پس از برگزاری ملاقات با در منوی کاربری خود با ثبت کارت و یا اثرانگشت میهمان برگزاری و پایان ملاقات را در سیستم ثبت نمایند. با این فرایند پس از درج اطلاعات ملاقات، میهمان می‏تواند به نگهبانی مراجعه نموده و با دریافت کارت شناسائی خود از سازمان خارج گردد.

در صورت عدم تائید میزبان اجازه خروج صادر نشده و هشدارهای لازم برای حراست ارسال می‏گردد.

با این فرایند علاوه بر حذف فرم‏های کاغذی در سازمان برای تردد میهمانان تمامی اطلاعات در سیستم ثبت شده قابل گزارش گیری می‏باشد . این گزارشات به عنوان گزارشات تصمیم یار و کاربردی از اهمیت بسیار بالائی برخوردار می‏باشد.

ارتباط با ما

آدرس: تهران، خیابان کارگر شمالی، خیابان شهید فرشی مقدم (شانزدهم)، پردیس شمالی دانشگاه تهران، ساختمان شماره 2 پارک علم و فناوری، طبقه همکف، واحد 108 

تلفن: 41256000-021

پست الکرونیک:این آدرس ایمیل توسط spambots حفاظت می شود. برای دیدن شما نیاز به جاوا اسکریپت دارید

 instagram   telegram

همکاری با ما

فرم نظرسنجی

عضویت در خبرنامه

Please publish modules in offcanvas position.